Factuur niet betaald? Stel uw klant schriftelijk in gebreke

Met een ingebrekestelling laat u de schuldenaar duidelijk en ondubbelzinnig weten dat u betaling eist. De wet schrijft geen vaste vorm voor. De brief vermeldt elke factuur met nummer, datum, bedrag en vervaldag, stelt vast dat de vervaldag verstreken is en geeft één laatste datum om te betalen.

Tussen ondernemingen zijn de verwijlinterest en een forfaitaire vergoeding van € 40 per laattijdig betaalde factuur van rechtswege verschuldigd vanaf de dag na de vervaldag, ook zonder ingebrekestelling. Werd er geen betalingstermijn afgesproken, dan heeft een klant die zelf een onderneming is 30 dagen om te betalen, te rekenen vanaf de dag na ontvangst van de factuur. In de andere gevallen loopt de wettelijke interest vanaf de ingebrekestelling, en bij een consument pas na afloop van de termijn van de eerste herinnering.

Volgens Boek XIX van het Wetboek van economisch recht (WER) moet een onderneming een particulier eerst een kosteloze herinnering sturen voordat ze meer mag vragen dan het verschuldigde saldo. Die herinnering vraagt alleen dat saldo en kost de consument niets. Ze geeft minstens 14 dagen om te betalen. Bij een brief per post begint die termijn pas op de derde werkdag na de verzending, niet op de datum van de brief. Onze brief houdt daar rekening mee. De datum die erin staat, ligt daardoor later dan u misschien verwacht. Verstuur de brief op de datum die erop staat, of ten laatste de dag erna.

Interest, en een forfaitaire vergoeding als uw voorwaarden die uitdrukkelijk bepalen, mag u pas vragen als die termijn verstreken is zonder dat er betaald werd. De brief kondigt ze aan. Voor de forfaitaire vergoeding legt de wet een maximum op, afhankelijk van het verschuldigde bedrag. In het Complete-pakket vordert de laatste ingebrekestelling ze. De herinnering moet uw naam en uw ondernemingsnummer vermelden; daarom vraagt het formulier ernaar.

Neem over de schuld alleen contact op met uw klant zelf, nooit met zijn werkgever, familie of buren. De wet verbiedt dat. Past u het schadebeding toe zonder die kosteloze herinnering of voordat de termijn ervan verstreken is, vraagt u meer dan de wet toelaat, of neemt u contact op met iemand anders dan de schuldenaar, dan is de consument van rechtswege vrijgesteld van het schadebeding.

Is uw klant een consument, dan gaat een vordering tot € 5.000 naar de vrederechter en een hogere naar de rechtbank van eerste aanleg. Een geschil tussen twee ondernemingen gaat naar de ondernemingsrechtbank, ongeacht het bedrag. Bij geen van die rechtbanken is een advocaat verplicht. De dagvaarding wordt betekend door een gerechtsdeurwaarder. Het rolrecht betaalt u niet bij het inleiden van de zaak. Pas in zijn eindbeslissing bepaalt de rechter wie het betaalt, meestal de partij die de zaak verliest. Het memo vervolgstappen in het Complete-pakket beschrijft die stappen, maar zegt niet welke u moet zetten.

De algemene verjaringstermijn is 10 jaar. In België stuit uw eigen brief de verjaring niet. Een schriftelijke erkenning door de schuldenaar stuit ze wel, en ook een aangetekende ingebrekestelling van een advocaat of gerechtsdeurwaarder in de wettelijke vorm kan de verjaring stuiten.